Práce v „oblacích“

V soukromém životě je pro většinu lidí využívání cloudových nástrojů zcela běžné. Fotky z dovolené „věšíme“ na sociální sítě nebo online fotoalba, zálohujeme důležité soubory přes online datová úložiště, sdílíme hudbu a videa. Jak ale lze tyto informační technologie efektivně využívat v práci? Je možné jejich prostřednictvím zvýšit motivaci a výkon zaměstnanců? Petra Drahoňovská, lektorka kurzu „Jak řídit zaměstnance na dálku“, se s námi podělila o své bohaté zkušenosti s prací v tzv. „cloudové firmě“.

Jak jste se vlastně k tématu práce na dálku dostala?
V roce 2012 jsem začala pracovat jako vedoucí vzdělávacího centra ve 100 % cloudové firmě Netmail, která práci na dálku svým zaměstnancům nejen umožňuje, ale jako Premium Google Partner navíc ještě podporuje zaváděním cloudových technologií Google Apps do firemního prostředí. Musím říci, že šlo o poměrně velký „kulturní šok“. Ale dnes si již jiný způsob práce nedokážu představit. I u jiných předchozích zaměstnavatelů jsem občas měla možnost pracovat doma, ale šlo spíše o nekoncepční výjimky „na dobré slovo“. Důvodem v té době byly samozřejmě také horší technické možnosti. Od letošního roku jsem začala fungovat jako freelancer (lektor a kariérový kouč) a díky tomu nyní „testuji“ práci na dálku již skoro rok denně.

Mám zkušenosti nejen jako členka několika týmů řízených klasicky na dálku (jde buď o experty z různých organizací, které je třeba koordinovat, nebo o lektorské či projektové týmy poskládané z externistů), ale zároveň jsem i řídila na dálku český tým mezinárodního projektu Leonardo. Zakusila jsem tedy tento styl řízení lidí z obou stran, což považuji za skvělou zkušenost.

V současné době také realizuji ve spolupráci s o.s. Spiralis a Channel Crossings sérii workshopů po všech regionech ČR, v rámci kterých mimo jiné monitorujeme výhody a příležitosti, ale i rizika a negativa pro zaměstnavatele a zaměstnance, kteří využívají flexibilní formy práce resp. práci na dálku.

A jaká je tedy podle vás největší výhoda flexibilních forem práce resp. práce na dálku?
Nejprve bych možná uvedla na pravou míru používání pojmů. Práce na dálku je jen jednou z mnoha možností flexibilních forem práce. Mezi ty patří např. job sharing, práce na směny, compressed work week či zkrácené pracovní úvazky, aj. Já budu dále hovořit zejména o práci na dálku.

Mezi výhody práce na dálku bych rozhodně uvedla jako příklad dvě zásadní, které ovlivňují pozitivně jak personální, tak finanční situace ve firmě. Zaměstnavatel, který se nebojí umožnit svým zaměstnancům práci na dálku, může jednak vybírat z širšího spektra kvalitních zaměstnanců (případně není vázán regionálně) a zároveň mu dobře řízená flexibilní práce podřízených může uspořit náklady (např. lze ad hoc rozšířit projektové týmy bez nutnosti pronájmu dalších prostor atp.).

Z pohledu rovných příležitostí dávají cloudové technologie novou dimenzi práci z domova – např. pro osoby se zdravotním postižením či pro maminky na mateřské, ale také pro ty, kteří se musí v pozdějším věku starat o své rodiče a potřebují alespoň z části také pracovat z domova. Výhod je velké množství. Ale i potencionálních rizik, které je nutné řídit, je také řada. Kompletní přehled v podobě SWOT analýzy získají mj. účastníci během kurzu EKS – „Jak řídit zaměstnance na dálku“.

Lze tedy uvést alespoň nějaké příklady úskalí práce na dálku? Co vidíte jako největší riziko?
Ze zkušenosti účastníků workshopů v regionech, ale i z hlediska mojí vlastní zkušenosti jako manažerky „virtuálního týmu“, klade práce na dálku nové nároky na manažery. Nemusí jít vždy o vyšší nároky, ale jde spíše o hledání nového přístupu, jak podřízené na dálku řídit, motivovat a přebírat (kontrolovat) výstupy jejich práce. Mnoho manažerů stále klade důraz více na kontrolu procesu než na kvalitu výsledku – řízení práce podřízených na dálku je ale opravdu spíše o kontrole kvality výstupu.

Zde je podle mého názoru velmi dobře uplatnitelný koučovací přístup k řízení zaměstnanců. Zároveň se ale nezříkám, jako manažerka, i jisté dílčí kontroly průběžných výstupů. To mi, pokud nemám možnost se s lidmi pravidelně osobně setkávat, umožňují velmi dobře právě cloudové nástroje určené zaměstnavatelům (záměrně neříkám, že jde pouze o business klienty). V online dokumentech mohu přesně sledovat, kdy moji lidé v týmu v dané tabulce či textu pracovali a jak se práce průběžně posunuje.

Liší se výhody a rizika nějak z pohledu zaměstnavatele a zaměstnance?
Ano. V rámci již výše zmiňované SWOT analýzy, kterou průběžně aktualizujeme a rozšiřujeme na základě zkušeností zaměstnavatelů i zaměstnanců z různých segmentů a sektorů trhu práce, se věnujeme zvlášť pohledu zaměstnance a zaměstnavatele.

U pohledu ze strany zaměstnanců se setkáváme často  s tím, že to, co jeden považuje za výhodu, druhý považuje za riziko. Jako příklad mohu uvést např. flexibilní pracovní dobu. Pro někoho může jít o skvělou výhodu, když si práci „rozkouskuje“ na ranní tři hodiny, pak si oběhne úřady, pokračuje tři hodiny odpoledne, následně se věnuje dětem a práci dodělává večer. Pro někoho může být právě nejasná hranice mezi prací a soukromým životem problém.

Z toho vyplývá, že práce na dálku či jiné formy flexibilních forem práce nejsou univerzálním receptem na všechno. V rámci semináře se účastníci mimo jiné také dozvědí doporučované kroky, kterými by organizace měla projít, pokud se chystá ve větší míře zavádět možnost pro zaměstnance pracovat z domova.

Lze hovořit o práci na dálku jako o určitém druhu benefitu pro zaměstnance?
Daniel Pink v knize „Pohon“ uvádí vedle tradičních nástrojů pro řízení lidí (zjednodušeně: „cukr a bič“) další významné motivátory, kterými jsou: smysl (dělám práci, která mě naplňuje a vidím ji jako smysluplnou), mistrovství (dělám práci, ve které jsem dobrý/dobrá – to mě motivuje posouvat se dál) a autonomie (mám v práci určitou míru vlastní zodpovědnosti např. za úkoly a mám důvěru nadřízených).

V rámci práce na dálku hraje autonomie a důvěra v zaměstnance velkou roli. Pro zaměstnance či uchazeče o práci může tedy být možnost pracovat na dálku velkým benefitem (který může mj. i vyvažovat nižší mzdové ohodnocení). Protože stále nejde o standardní možnost, může tak zaměstnavatel získat díky této nabídce velmi motivované a loajální zaměstnance.

Popisujete, že práce na dálku není vždy univerzálně aplikovatelný koncept. Jak je to s cloudovými nástroji – mají také nějaké limity, pro koho se „nehodí“?
Práce v cloudu je trend, se kterým se alespoň v minimální míře setkal každý, kdo používá internet. Fotky z dovolené „věšíme“ na sociální sítě nebo online fotoalba, zálohujeme důležité soubory přes online datová úložiště, sdílíme hudbu a videa. Všechny tyto možnosti, které pokládáme v soukromém životě často za samozřejmost, nám poskytují cloudové nástroje. V práci pak často pracujeme s technologiemi, které jsou o generaci starší a sociální sítě či sdílení berou zaměstnavatelé spíše jako hrozbu – zaměstnance je tedy potřeba svázat pravidly, omezit přístup k internetu nebo ho alespoň monitorovat.

Proč ale tyto technologie, které velká část zaměstnanců soukromě používá, nevyužít efektivně pro zvýšení jejich motivace a výkonu? Proč nevyužívat například pro projektové řízení také možnosti sociálních sítí, proč nevyužívat času zaměstnanců, kteří jsou na cestách, pro práci přes chytré telefony/tablety online?  Nejznámější firemní cloudová řešení nabízí dnes na českém trhu jak Google, tak Microsoft. Zaměstnavatel může díky tomuto řešení očekávat významnou úsporu nákladů, vysoké zabezpečení a zálohování vlastních dat, ale také mimo jiné efektivnější a otevřenější komunikaci zaměstnanců.

Pokud se dívám na cloudové nástroje očima lektorky, pak práci s nimi se zvládnou naučit všichni bez ohledu na věk. Z mojí zkušenosti je hlavním limitem neochota podívat se na možnosti, které přinášejí nové technologie, jinou optikou. Často za tím stojí obava ze změny a neochota učit se nové věci. Zde by měly hrát nezastupitelnou úlohu zejména školy, které by měly od mala připravovat děti na potřebu celoživotně se vzdělávat (samozřejmě nejen v oblasti informačních technologií).

Lektorujete workshop na téma práce na dálku a cloudové nástroje. Jak výuka v praxi probíhá a co si účastníci z kurzu odnesou?
Kurz je určen všem, které zajímá téma řízení lidí na dálku za použití IT „cloudových“ nástrojů. V kurzu se mimo jiné podíváme na odkrytí souvislostí mezi motivací zaměstnanců, řízením jejich práce a používáním nových technologií.

Kurz je postaven na aktivním zapojení účastníků a na možnosti si vyzkoušet práci v cloudu hravou formou. Účastníci získají přehled o různých cloudových nástrojích, které mohou využívat v soukromém životě. Zároveň budeme v rámci praktických ukázek pracovat v online Google Apps nástrojích a účastníci i účastnice tak získají praktický návod, jak využívat toto firemní řešení ve svém pracovním životě.

Děkujeme za rozhovor a těšíme se na společné setkání v Praze 15. 10. na semináři „Jak řídit zaměstnance na dálku“.